Von der Einrichtung eines E-Mail-Clients bis hin zur Integration eines kompletten ERP-Systems: Bei einer Systemeinführung kann man einiges falsch machen. Aber auch vieles richtig, wenn ihr fünf wichtige Tipps zu Systemeinführungen berücksichtigt:
1. Unternehmen planen bei Systemeinführungen zu wenig Ressourcen ein.
Oft fehlt es den Unternehmen an Zeit oder Ressourcen, um neben dem laufenden Tagesgeschäft eine Systemeinführung erfolgreich umzusetzen. Dennoch ist es wichtig, dass die Unternehmen und besonders die betroffenen Abteilungen die erforderlichen Ressourcen bereitstellen. Weiterhin müssen die Beteiligten mit dem Ziel und dem Nutzen der Systemeinführung vertraut sein, um eine intrinsische Motivation für eine erfolgreiche Einführung zu entwickeln.
2. System–Anbieter vergleichen
Für jedes System gibt es eine Vielzahl an Anbietern. In einem Lastenheft könnt ihr alle Anforderungen, die an das neue System gestellt werden, schriftlich festhalten. Im Anschluss tragen die einzelnen Anbieter ein, in welchem Umfang sie den jeweiligen Anforderungen gerecht werden können. Dadurch lassen sich die verschiedenen Anbieter nicht nur einfacher miteinander vergleichen, sondern ihr haltet bereits von Anfang an schriftlich fest, welche Leistungen vom Anbieter zukünftig erbracht werden.
3. Schnittstellen bei Systemeinführungen
Schnittstellen spielen eine entscheidende Rolle beim Einführen neuer Systeme. Bevor Verträge geschlossen werden, ist es wichtig, die Schnittstellenbedingungen genau zu definieren und die Kosten für diese festzulegen. Meistens werden Schnittstellenanbindungen nicht direkt in den Preis integriert, den euch ein Anbieter nennt. Weiterhin schwanken die Preise für die Integration von Schnittstellen sehr stark, weshalb ihr diese Kosten bei eurer Anbieterauswahl unbedingt berücksichtigen solltet.
4. Datenmigration bei Systemeinführungen
Datenmigration ist ein unerlässlicher Schritt bei der Implementierung neuer Systeme und Subsysteme. Immer wieder geraten Unternehmen, die Datenmigration im Verantwortungsbereich des Kunden sehen, in Schwierigkeiten, weil eine entsprechende Fachkraft fehlt, die sich mit Daten auskennt und damit sicher umgehen kann. Dies gilt insbesondere für detaillierte Datensätze, die in vorhandene Datensysteme migriert werden müssen. Aus diesem Grund verzögern sich Systemeinführungen häufig – besonders dann, wenn Datenmigration versehentlich vernachlässigt wurde.
Klärt von Anfang an, welche Person für welche Daten verantwortlich ist. Im Idealfall sollte das jeweils nur eine Person sein, die sich gegebenenfalls eigenständig Hilfe suchen kann.
5. Hinzuziehen eines Projektmanagers für Systemeinführungen
Projektmanagement ist ein Schlüsselaspekt jeder Systemeinführung. Ein professioneller Projektmanager kann dabei helfen, die Kosten und den Zeitplan im Blick zu behalten. Die Projektplanung muss für eine erfolgreiche Implementierung sorgfältig überlegt sein; der Go-Live sollte demzufolge nicht am Ende der Projektfrist, noch in wichtigen Zeiten (beispielsweise Sommerferien oder Feiertage) geplant werden, um den Prozess reibungslos abzuwickeln. Stattdessen sind klare Meilensteine im Projektverlauf festzulegen, die regelmäßige Fortschritte ermöglichen. Mit dem richtigen Projektmanagement können Unternehmen eine Systemeinführung erfolgreich planen und durchführen.
Natürlich ist jedes Projekt unterschiedlich und es gibt individuelle Herausforderungen, die zumeist erst während der Systemeinführung auftreten werden. Aber wenn du diese fünf wichtige Tipps zu Systemeinführungen beherzigst, hast du definitiv einen guten Start bei der Integration und solltest auch gut für alle anstehenden Aufgaben gewappnet sein.
